Zgodnie z zapisem zawartym w § 81 regulaminu ROD, członek Związku ma obowiązek zgłaszania do zarządu ROD na piśmie zmian danych osobowych 

umieszczonych w deklaracji członkowskiej. Aktualizacja dotyczy między innymi adresu w przypadku zmiany miejsca zamieszkania. 

Zatem członek Związku ponosi odpowiedzialność za skutki nie zgłoszenia zmian danych osobowych, a które mogły mieć wpływ
na decyzje organów PZD związane z jego członkostwem i prawem użytkowania działki. 

W przypadku, gdy członek Związku zaniedba obowiązek zgłoszenia zmiany miejsca zamieszkania i kierowana do członka Związku korespondencja podlega przez pocztę zwrotowi, uznaje się przedmiotową korespondencję za skutecznie doręczoną. W aktach pozostawia się przedmiotowy zwrot, ze stosowną adnotacją poczty, jako dowód w sprawie. Należy podkreślić, że podobny skutek doręczenia korespondencji ma miejsce w sytuacji, gdy członek Związku odmawia przyjęcia korespondencji. W tym przypadku również przekazany przez pocztę zwrot pozostawia się w aktach ze skutkiem doręczenia. 

W powyżej przytoczonych przypadkach zarząd ogrodu może wywiesić na tablicy informacyjnej ROD zawiadomienie o konieczności odbioru korespondencji (§ 81ust. 3 regulaminu ROD).